日報・報告書を自動化する具体的な方法｜中小企業でも今日から始められる3ステップ

はじめに

「毎日夕方になると担当者が日報をメールで送ってくる。それを管理者がExcelに転記して集計している」——こうした運用をしている会社は、まだ多くあります。

日報・報告書の作成と集計は、毎日繰り返される作業であるにもかかわらず、担当者にとっては「本来の仕事の後に追加でこなす手間」になりがちです。管理者側も、集まったメールを1件ずつ開いて転記する時間は、経営判断に使いたい時間のはずです。

この記事では、日報・報告書の自動化を「今日から始めるための具体的な手順」として解説します。難しいシステム開発は不要です。まずは無料・低コストのツールから始められます。

※繰り返し作業の自動化について全体像を知りたい方は、こちらの記事もあわせてご覧ください。

現状の問題を整理する

メール＋Excel運用の限界

多くの中小企業で見られる日報運用のパターンはこうです。

1. 担当者が一日の終わりにメール or Excelファイルで日報を作成・送付
2. 管理者がメールを確認し、必要な数字をExcelに転記
3. 月末に集計して月次報告書を作成

このフローには複数の問題があります。

担当者側の問題：

• 毎日同じフォーマットで書く手間がかかる
• 送信し忘れが発生する
• 書き方が人によってばらつく

管理者側の問題：

• メールをひとつひとつ開いて転記する手間がかかる
• 転記ミスが起きる
• リアルタイムで状況を把握できない
• 月末の集計に数時間かかることがある

これらはすべて「仕組みで解決できる問題」です。

自動化の3ステップ

ステップ1：入力を「フォーム」に統一する

最初にやるべきことは、メールやExcelファイルでの提出をやめて、Webフォームで入力してもらう形式に変えることです。

おすすめのツール：

ツール	費用	特徴
Googleフォーム	無料	Googleアカウントがあれば即使える。回答がスプレッドシートに自動集計される
Microsoft Forms	Microsoft 365に含む	Excelと連携しやすい。社内がMicrosoft環境の場合に向いている
kintone	月額780円〜/人	本格的な業務アプリを作れる。カスタマイズ性が高い

最初はGoogleフォームが最もハードルが低くおすすめです。フォームを作って担当者にURLを送るだけで使い始められます。

Googleフォームでの日報フォーム作成例：

• 日付（日付形式）
• 担当者名（プルダウンで選択）
• 今日の訪問件数（数値入力）
• 主な対応内容（テキスト入力）
• 明日の予定（テキスト入力）
• 懸念事項・相談（テキスト入力・任意）

これだけで、担当者はスマートフォンからでも日報を提出できます。回答はGoogleスプレッドシートに自動で蓄積されます。

ステップ2：集計を自動化する

Googleフォームの回答はスプレッドシートに自動で追記されていくため、転記作業はなくなります。あとは集計シートを用意するだけです。

スプレッドシートで COUNTIF や SUMIF を使えば、担当者ごとの件数集計・部門ごとの合計なども自動で表示できます。月次報告書に必要な数字が常に最新の状態で確認できるようになります。

月次報告書の自動化例：

別シートに集計用の数式を入れておく
=COUNTIF(回答シート!B:B, "担当者名")  → 担当者ごとの日報提出数
=SUMIF(回答シート!C:C, "担当者名", D:D)  → 担当者ごとの訪問件数合計

月末になったら集計シートを見るだけで報告書の数字が揃います。手作業での転記・集計が不要になります。

ステップ3：リマインダー・通知を自動化する

「日報の提出忘れが多い」という場合は、提出リマインダーも自動化できます。

• Googleカレンダー：毎日一定時間に「日報提出」のリマインダーを設定（担当者全員に共有）
• Chatwork・Slack：定時になると自動でリマインドメッセージを送る設定ができる
• Gmail フィルタ＋スプレッドシート：未提出者を自動でリストアップして管理者に通知するスクリプトを組む（少し技術が必要）

最初はGoogleカレンダーのリマインダーだけでも、提出漏れが大幅に減ります。

よくある疑問

Q. 担当者がスマートフォンに慣れていない場合は？

Googleフォームはパソコンからも入力できます。URLをブックマークしてもらうか、パソコンのデスクトップにショートカットを作ってもらうだけで十分です。入力項目を必要最低限に絞ると定着しやすくなります。

Q. 今まで紙やメールでやってきた履歴データはどうなるか？

過去データをすべて移行する必要はありません。「このフォームは○月○日以降から使う」と決めて新しいデータから始めるのが現実的です。必要な場合は古いデータをスプレッドシートに手入力してまとめることもできます。

Q. もっと複雑な報告書（営業日報・工事日報など）には対応できるか？

Googleフォームでも10〜15項目程度の複雑な報告書に対応できます。それ以上のカスタマイズが必要な場合は、kintoneや専用の業務システムが向いています。ビズシスでは、業務に合わせた日報システムの設計・開発も対応しています。

専用の日報システムにすると、できること（主な機能）

Googleフォームなどの無料ツールで物足りなくなったら、業務に合わせた専用の日報システムが選択肢になります。たとえば次のような機能まで作り込めます。すべてを最初から作る必要はなく、必要なものだけを組み合わせます。

• 入力テンプレートの作り込み：営業日報・工事日報など、業務に合わせた項目・選択肢
• 写真・ファイルの添付：現場写真や帳票をその場で日報に添付
• 自動集計・ダッシュボード：担当者別・部門別の実績をグラフで見える化
• 未提出の自動リマインド：提出していない人へ自動で通知
• 権限管理：担当者は自分の分だけ、管理者は全体を見るといった制御
• 他システム連携：勤怠・案件管理・会計などとデータを連携

相談前に準備しておくとスムーズなもの

ご相談の前に次のものをご用意いただけると、より具体的なご提案ができます。もちろん「まだ何も決まっていない」段階でのご相談も歓迎です。

• いま使っている日報のフォーマットや集計用Excelのサンプル
• とくに手間がかかっている作業・集計したい数字
• 日報を出す人数や報告の種類などのおおよその規模感
• いつ頃までに・どのくらいの予算で進めたいかのご希望

まとめ

日報・報告書の自動化は、今日から始められます。

1. 入力をWebフォームに統一する（Googleフォームが最もハードルが低い）
2. 回答をスプレッドシートで自動集計する（転記作業がゼロになる）
3. リマインダーで提出忘れを防ぐ（カレンダーやチャットツールで設定）

「うちの日報をどう自動化すればいいかわからない」という場合は、ぜひビズシスにご相談ください。現状の運用をヒアリングした上で、最適な方法を一緒に考えます。

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