デザイン制作業の案件・売上管理をシステム化するには｜よくある4つの悩みと解決策
デザイン制作の案件・売上管理をExcelで回すと進行状況や採算が見えにくい。よくある4つの悩みを、システム化でどう解決できるか解説します。
はじめに
「案件の進行はそれぞれのデザイナーが頭の中で把握、見積や請求はExcelとメール、売上は月末に手作業で集計」——中小のデザイン制作会社では、案件と売上の管理をこうした形で回しているケースがよく見られます。
少人数で回っているうちは何とかなりますが、案件が増え、スタッフや外注が増えてくると、「どの案件が今どうなっているのか」「この案件は結局もうかったのか」が見えなくなってきます。修正対応に追われているうちに納期が迫り、月末には売上集計に半日とられる。こうした「見えない・手間がかかる」状態は、放っておくと取りこぼしや採算悪化につながります。
この記事では、デザイン制作業の案件・売上管理でよくある悩みと、システム化で何が変わるのかを、中小のデザイン会社の目線でわかりやすく解説します。
この記事を読むとわかること
- デザイン制作の案件・売上管理で起きやすい悩み
- Excel・個人管理のままだと何が問題になるのか
- システム化で案件の進行と採算がどう見えるようになるのか
デザイン制作の案件管理でよくある悩み
まずは「あるある」な悩みを整理します。心当たりがないかチェックしてみてください。
① 案件の進行状況がバラバラで見えない
案件ごとの進み具合が、担当者の頭の中やバラバラのメモにしかない。「あの案件、今どうなってる？」と聞かないと状況がわからない。誰がどの案件を抱えていて、どれが遅れているのかが一目で見えません。
② 見積〜請求の管理が属人化している
見積はExcel、やりとりはメール、請求はまた別のファイル。担当者ごとにやり方がバラバラで、その人が休むと案件が止まります。見積を出したまま受注になったか追えていない、請求漏れが起きる、といったことも起こります。
③ 修正回数や工数が見えず、採算が分からない
デザイン制作は修正が何度も発生します。当初の見積より工数がかかっても、それが数字として見えないため、「この案件は本当にもうかったのか」が分からないまま次の案件に進んでしまいます。
④ 外注・スタッフの稼働が見えない
誰が今どれだけ案件を抱えているか、外注にいくら発注したかが見えにくい。特定の人に仕事が偏っていても気づけず、無理な納期を引き受けてしまうこともあります。
エクセル・個人管理のままだと何が問題か
Excelや個人管理は手軽ですが、案件と売上が増えてくると弱点が目立ってきます。
まず属人化です。案件の状況や見積のやり方が個人に依存していると、その人が抜けたときに引き継げません。誰かしか分からない情報があるのは、会社として大きなリスクです。
次に売上集計の手間です。月末にExcelをかき集めて手作業で合計する作業は、件数が増えるほど時間がかかり、転記ミスも起きます。集計に追われて、肝心の「どの顧客・どの種類の仕事がもうかっているか」の分析まで手が回りません。
そして取りこぼしです。見積を出したまま放置、請求を出し忘れ、入金確認漏れ。バラバラの管理では、こうした抜けに気づくのが遅れ、そのまま売上を取りこぼしてしまいます。
システム化で変わること
これらの悩みは、案件と売上の管理をシステム化することで大きく改善できます。
案件の進行が一覧で見える
すべての案件を一覧で管理し、進行状況（受注前・制作中・修正中・納品済みなど）が一目で分かるようになります。「あの案件どうなってる？」と聞き回る必要がなくなります。
見積から請求までが一本でつながる
見積・受注・請求を同じ案件にひもづけて管理できるため、「見積を出したのに受注確認していない」「納品したのに請求していない」といった抜けを防げます。担当者が変わっても流れを引き継げます。
採算が数字で見える
案件ごとに売上・外注費・かかった工数を記録すれば、「この案件はもうかったのか」が数字で分かります。修正が多くて赤字気味の案件の傾向もつかめ、次の見積に活かせます。
売上集計が自動になる
入力したデータから売上が自動で集計されます。月末の手作業集計がなくなり、顧客別・案件種類別といった切り口でも数字を見られるようになります。
具体例：案件をExcelで管理していたデザイン会社のイメージ
たとえば、案件をExcelの一覧で管理し、見積・請求は担当者まかせだったデザイン会社が、案件・売上管理をシステム化したとします。すると、全案件の進行状況が一画面で見え、見積から請求までが案件単位でつながり、月末の集計も自動になります。進行の取りこぼしが減り、どの仕事がもうかっているかも見えるようになり、限られた人数でも案件をさばきやすくなります。
Excel・個人管理と、システム化後の比較
| 項目 | Excel・個人管理 | システム化後 |
|---|---|---|
| 案件の進行 | 個人のメモ・記憶頼み | 一覧でステータスを共有 |
| 採算 | 締めるまで分からない | 工数・原価がその場で見える |
| 見積〜請求 | Excelを都度転記 | 案件から一気通貫 |
システム化でできること（主な機能）
案件・売上管理をシステム化する場合、たとえば次のような機能が考えられます。すべてを最初から作る必要はなく、御社の業務に合わせて必要なものだけを組み合わせます。
- 案件・進行管理：案件ごとに進行状況・担当者・納期を一覧で管理
- 見積・受注管理：見積を作成し、受注になったらそのまま案件にひもづけ
- 工数・採算管理：案件にかかった工数や外注費を記録し、案件ごとの利益を把握
- 請求書発行：案件・受注の内容からそのまま請求書を作成・発行
- 顧客マスタ：取引先の情報・過去案件・取引履歴をまとめて管理
- 売上集計・帳票：月別・顧客別・案件種類別に売上を自動集計し、帳票やCSVで出力
同じようにExcel管理に悩みやすい業務
制作会社では、案件・売上管理以外にもExcelや個人管理で同じような悩みを抱えやすい業務があります。あわせて見直すと効果的です。
小さく始めるなら、どの機能から
いきなり全部をシステム化しようとすると、費用も導入の負担も大きくなります。おすすめは、一番手間がかかっていることひとつから始めることです。
多くのデザイン会社では、「案件の進行と売上の見える化」から始めると効果を実感しやすいポイントです。案件の状況が一覧で分かり、月末の売上集計が自動になるだけで、日々の確認と月末の手間が大きく減るためです。
そこで効果を確認してから、見積・請求の連携 → 工数・採算管理、と段階的に広げていけば、無理なく投資を回収しながら進められます。
相談前に準備しておくとスムーズなもの
お問い合わせの前に次のものをご用意いただけると、より具体的で現実的なご提案ができます。もちろん「まだ何も決まっていない」段階でのご相談も歓迎です。
- いま使っている案件管理のExcel（項目や管理の仕方が見えると設計が早く進みます）
- いま使っている見積書・請求書のサンプル（帳票の形を合わせやすくなります）
- とくに困っている業務（進行管理・売上集計・採算把握など）
- スタッフ・外注の人数や月あたりの案件数などのおおよその規模感
- いつ頃までに・どのくらいの予算で進めたいかのご希望
これらが揃っていれば、初回のご相談だけでも概算の規模感までお伝えできます。まだ何も決まっていなくてもOKです。
よくある質問
Q. デザイン制作の修正回数や工数も管理できますか？
A. はい。案件ごとに発生した修正や、かかった工数を記録できる形に設計できます。これにより、当初の見積より手間がかかった案件が数字で見えるようになり、「もうかった案件・赤字気味の案件」の傾向がつかめます。次の見積や工程の見直しに活かせます。
Q. 今使っているExcelのデータは移せますか？
A. はい。案件一覧や顧客情報など、いまExcelで管理しているデータは、形式を整えたうえで取り込めるケースがほとんどです。ゼロから入力し直す必要はありません。どの項目を引き継ぐかは、現状のExcelを拝見しながらご相談して決めます。
Q. 費用はどれくらいかかりますか？
A. 内容によりますが、Excelからの脱却・案件の一元管理を中心としたシステムで40万円〜、売上集計や帳票出力まで含めた業務効率化で80万円〜、御社専用のオーダーメイド開発で100万円〜が目安です。保守は月1万円〜。案件の進行と売上の見える化から小さく始めれば、初期費用を抑えられます。詳しくは料金ページをご覧ください。
まとめ・次のアクション
デザイン制作業の案件・売上管理でよくある悩みは、次の4つです。
- 案件の進行状況がバラバラで見えない
- 見積〜請求の管理が属人化している
- 修正回数や工数が見えず、採算が分からない
- 外注・スタッフの稼働が見えない
これらは、案件と売上の管理をシステム化することで大きく改善できます。進行が一覧で見え、見積から請求までがつながり、採算も数字で分かるようになります。
「うちの案件管理、システム化したらどう変わる？」という相談も大歓迎です。現状の案件管理や売上集計の流れをお聞かせいただければ、規模感に合わせた現実的なご提案をいたします。まずはお気軽にお問い合わせください。
あわせて、こちらもご覧ください。
関連記事
記事一覧へ戻る